Registro de clientes obligatorio: una oportunidad para utilizar tu página web

Por G. Lara & M. Soutto

Registro de clientes obligatorio: una oportunidad para utilizar tu página web

Para el control de la epidemia las diferentes autoridades han establecido una serie de normativas entre las que destaca la obligación de tener un registro de clientes para el seguimiento de la pandemia de Covid-19.

La idea detrás del registro de clientes en diferentes negocios es poder rastrear cualquier contacto en caso de un brote. Las autoridades pueden exigir al propietario de la empresa que proporcione una lista de clientes o visitantes para un período de tiempo específico. Ahora la pregunta es cómo cumplir con esta obligación y qué tenemos que considerar.

En este artículo vamos a analizar las claves de cómo puedes realizar este registro de clientes cumpliendo con la ley y con el menor coste posible. Es más, podemos convertir esta nueva situación en una oportunidad para la digitalización de tu negocio.

En el momento de este artículo el registro de clientes es obligatorio en Cantabria [1] para una serie de negocios como:

• Hoteles y alojamientos turísticos
• Peluquerías
• Centros de belleza
• Gabinetes de estética
• Salones de manicura, pedicura y depilación
• Saunas
• Gimnasios

Y esto se extiende por más territorios. Además de Cantabria ahora mismo es obligatorio el registro de clientes en Canarias, Baleares, Cataluña, Euskadi, Andalucía y Asturias.

En cada comunidad autónoma y en cada momento afecta a diferentes sectores: hostelería en general, locales de ocio nocturno como discotecas, salones de banquetes, etc.

Te ofrecemos una manera de cumplir esta obligación y a la vez convertirla en una oportunidad para tu negocio.

¿Qué datos es necesario registrar?

Los datos de las personas que accedan a tu negocio que necesitas registrar para facilitar el rastreo y seguimiento de contactos de casos de Covid-19 son también diferentes en cada comunidad autónoma pero básicamente son:

• Fecha y hora del acceso, a ser posible entrada y salida
• Nombre completo
• Número de teléfono

¿Cómo puedo hacer un registro de clientes?

El registro de clientes se puede hacer de muchas maneras, pero no hay que olvidar que estamos tratando datos personales de clientes y hay una normativa específica para ello. Es nuestro deber proteger los datos personales y darles un tratamiento adecuado.

Consideraciones legales para el tratamiento de datos en un registro de clientes

En Europa el Reglamento (UE) 2018/1725 establece las normas aplicables al tratamiento de datos personales por las instituciones, órganos y organismos de la Unión. Sus disposiciones se ajustan al Reglamento General de Protección de Datos y a la Directiva sobre protección de datos en el ámbito penal.

Por lo que hace al ordenamiento español, la referencia normativa es la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

Para poder realizar un registro de clientes almacenando sus datos, el primer paso es siempre solicitar el consentimiento del usuario. El consentimiento para el tratamiento de datos se establece en la ley como "inequívoco", esto excluye la utilización del llamado consentimiento tácito. Por lo tanto son acordes al RGPD, la utilización de una declaración por escrito, o la marcación de casillas en un sitio web de internet.

Consideraciones de seguridad informática para el tratamiento de datos en un registro de clientes

Lo siguiente que hay que tener en cuenta son los tres pilares del tratamiento de datos personales:

• Confidencialidad: asegura el acceso a la información únicamente a aquellas personas que cuenten con la debida autorización.
• Integridad: es mantener con exactitud la información tal cual fue generada, sin ser manipulada ni alterada por personas o procesos no autorizados.
• Disponibilidad: es el acceso a la información y a los sistemas por personas autorizadas en el momento que así lo requieran.

Esto es conocido como la Tríada CIA, del inglés: "Confidentiality, Integrity, Availability" estos son los principios básicos de la seguridad de la información [2].

Consideraciones sobre la experiencia de usuario

Como sabemos que cuando usamos una web o una applicación para móvil nos brinda una experiencia, pero también interactuamos físicamente con ellas. Tanto la web como la app de un móvil puedes tenerlas en la palma de la mano lo que crea un vínculo más sólido con la persona que la utiliza y afianza la fidelización con tus clientes.

Cuando usamos un computador de sobremesa estamos más lejos de la pantalla por lo que se pierde la conexión emocional, pero quizá puede ser más funcional en determinados casos.

Según datos estadísticos las personas estamos más dispuestas a gastar dinero desde el móvil, por tanto estamos predispuestos a rellenar un formulario con mayor facilidad, así que el móvil se perfilaría como el mejor método para que nuestros clientes tengan una experiencia agradable y cómoda.

Registro de clientes manual vs automático

Este es un caso en el que las tecnologías de la información pueden ayudarnos. El registro de clientes automático tiene muchas ventajas sobre el manual.

Un ejemplo de registro de clientes manual sería apuntar los nombres de los clientes que visiten tu establecimiento en una libreta. Apuntar el registro de clientes en un medio físico como una libreta puede afectar la confidencialidad, ya que todos los datos de los clientes estarían al descubierto en texto plano. También podría peligrar la integridad de los datos, ya que prodrían ser tachados o alterados. El consentimiento de los usuarios para su tratamiento de los datos también sería difícil de demostrar. Y si las autoridades sanitarias solicitaran los datos sería complicado filtrar por fecha y transmitir estos datos.

La mejor opción son los servicios de la tecnología de la información y te proponemos utilizar tu página web para implementar el registro obligatorio de clientes. Es probable que tu página web ya utilice algún sistema de base de datos y no es difícil ni costoso implementarlo.

Ventajas de un registro de clientes automático:

• Podrás recabar el consentimiento inequívoco del cliente para el tratamiento de sus datos (obligatorio por la LPD).
• Los datos cumplirán los principios de confidencialidad, integridad y disponibilidad.
• En el caso de que las autoridades sanitarias (rastreadores) necesitaran algún dato lo podrías enviar con seguridad y en segundos.

Convierte el registro de clientes obligatorio en una oportunidad para tu negocio

Si utilizas tu página web como plataforma para implementar el registro de clientes obligatorio podriamos aprovechar la ocasión para mejorar la relación con tus clientes.

Google ha publicado recientemente que en Estados Unidos un 80% de consumidores espera poder reservar una mesa o hacer un pedido online en un restaurante. [3]

Convierte el registro de clientes obligatorio en una oportunidad para tu negocio

Los clientes demandan servicios digitales relacionados con tu negocio.

Si al visitarte tienen que registrarse por motivos obligatorios de la pandemia deberías ofrecerles suscribirse a tu negocio y así podrás ofrecerles más servicios que te ayudarán a fidelizar a tus clientes.

El diseño del sistema de registro de clientes a través de tu página web tiene que ser:

• simple y rápido
• con sistemas que el usuario conozca, como códigos QR y formularios
• fácil de enviar datos a las autoridades (rastreadores)
• los datos sólo deben almacenarse el tiempo estipulado por las autoridades (1 mes generalmente)

Conclusiones

En este contexto de pandemia la ley obliga a muchos negocios a registrar el acceso de clientes a su establecimiento para el posterior rastreo de personas si se identificara un contagio. Esta es una oportunidad de digitalizar tu negocio y utilizar las tecnologías de la información para implementar este trámite. Si utilizas tu página web reducirás costes y podrás fidelizar a tus clientes.

Ventajas de utilizar tu página web para implementar el registro de clientes obligatorio COVID-19:

• Cumplirás con la Ley de Protección de Datos.
• No tendrás que pagar otra cuota mensual o anual, solo la renovación de tu alojamiento web anual.
• Posibilidad de integración con el Pasaporte Covid en un futuro si fuera necesario.
• Podrás controlar aforo a tiempo real.
• Identificar momentos de mayor afluencia.
• Programas de fidelización como sorteos entre asistentes, descuentos tras x asistencias, etc. 
• Cumplirás con los principios de seguridad de datos: confidencialidad, integridad y disponibilidad.
• Más visitas a tu página web mejora el reconocimiento de marca.

Contáctanos y pongamos las tecnologías de la información a trabajar para tu empresa. Es el futuro.

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Fuentes

• 1 "Estas medidas, que extienden la obligación de registro de clientes a los establecimientos de restauración y de ocio en los que se permita el acceso a las zonas interiores, producen efectos desde las 00,00 de mañana sábado 26 de junio" https://www.cantabria.es/web/comunicados/detalle/-/journal_content/56_INSTANCE_DETALLE/16413/15300970
• 2 Seguridad de la información https://es.wikipedia.org/wiki/Seguridad_de_la_informaci%C3%B3n
• 3 Google Small Business en LinkedIn. Google commissioned Ipsos COVID-19 tracker, US ~n=302 online consumers 18+. Jan 28-31, 2021